Endlich zur effizienten Schulungsverwaltung:
Warum Excel nicht immer die Antwort ist

Wächst das Geschäft wie erhofft, stehen Bildungsanbieter an einem bestimmten Punkt und stellen fest: Die manuelle Administration bedeutet sehr viel Arbeit und ist extrem zeitaufwändig! Allmählich wächst in ihnen der Wunsch nach einer zentralen Lösung, die den enormen Aufwand spürbar reduziert. Schnell wird deutlich: Ein System mit einer zentralen Datenhaltung eröffnet zahlreiche neue Möglichkeiten und ist der "Zettelwirtschaft mit Excel & Co." weit überlegen.

Bildungsakademien, die gerade starten, haben es in der Regel zunächst mit einem relativ geringen Auftragsvolumen zu tun.

Jetzt kann die Organisation von Buchungen und Teilnehmern manuell erfolgen und lässt sich gut mit den gängigen Office-Programmen und E-Mail bewältigen. Häufig ist hier Excel im Einsatz. Es bietet zahlreiche Funktionen wie Formeln, Pivot-Tabellen und Diagramme – man erkennt jedoch recht schnell, dass es keine geeignete Software für die Seminarverwaltung ist:

• Fehlerhafte Eingaben: Kleine Eingabefehler können zu falschen Ergebnissen führen, was besonders bei der Buchhaltung problematisch ist.
• Manipulationsrisiko: Daten lassen sich leicht ändern, ohne dass die Änderungen nachvollziehbar sind (kein Audit-Trail).
• Begrenzte Skalierbarkeit: Bei großen Datenmengen stößt Excel schnell an seine Grenzen, was Ladezeiten verlängert und die Arbeit erschwert.

In der Regel nehmen die Bildungsanbieter irgendwann ein weiteres Spezial-Tool hinzu, mit dem sie ihre Rechnungen erstellen, um etwa Word zu ersetzen.

Wächst das Geschäft nun wie erhofft, stellen sie an einem bestimmten Punkt fest: Die manuelle Administration bedeutet sehr viel Arbeit und ist extrem zeitaufwendig!

Und so wächst allmählich der Wunsch nach einer zentralen Lösung, die den enormen Aufwand spürbar reduziert – mit automatisierten Abläufen und exakt abgestimmt auf ihren Bedarf und ihre Prozesse als Bildungsanbieter.

Im Rahmen ihrer Recherche kommen viele Bildungsanbieter auf uns zu, weil wir mit SEMCO genau die Funktionen bieten, die sie suchen – und das zentral unter einem Dach:

• eine professionelle Darstellung des Kursangebots auf ihrer Webseite,
• schnelles Anlegen und automatische Veröffentlichung ihrer Kurse,
• zentrale Verwaltung aller Kursangebote und -formate: offene Seminare, Inhouse-Schulungen, E-Learning, Blended Learning; als Webinar oder in Präsenz,
• Online-Anmeldungen ohne Copy-and-paste, die automatisch weiterverarbeitet werden,
• sekundenschnelle Wiederholungsbuchungen für Bestandskunden,
• Übersichtslisten über alle Bereiche, von Anmeldestatus bis Zertifikatsversand,
• automatisch erzeugte Dokumente wie Teilnehmerlisten, Namensschilder, Teilnahmebescheinigungen, Zertifikate oder Trainerbeauftragungen,
• termingenaue und fehlerlose Rechnungen auf Knopfdruck – für Privat- und Firmenkunden,
• kategorisierbare Umsatz-Reports und Rentabilitätsberichte per Mausklick.

Unter dem Strich ändert sich für unsere Kunden – in Bezug auf Ihr Schulungsmanagement – alles. Und besonders bemerkbar machen sich die digitalisierten Prozesse in puncto Zeitgewinn:

Wenn Sie kurz überlegen, wie viel Zeit Sie schon bei 30 Buchungen mit 20 Minuten Bearbeitungszeit aufwenden müssen, wird schnell klar: Der Umstieg lohnt sich. Denn aus „10 Stunden Frust“ werden „wenige Minuten Lust“.

Mit der richtigen Schulungsverwaltungssoftware steigern Bildungsanbieter nicht nur die Effizienz, sparen Ressourcen und optimieren die Planung – sie gewährleisten außerdem die Sicherheit und Compliance der Schulungsorganisation. Eine professionelle Schulungsdatenbank bietet einen klaren Wettbewerbsvorteil und ermöglicht es, Agilität und Reaktionsfähigkeit erheblich zu steigern.

Man sagt, der Appetit komme erst beim Essen. Ebenso verhält es sich mit Ideen, die oft erst bei der Verwendung eines neuen Systems entstehen.

Plötzlich tun sich unseren Kunden neue Welten auf, weil sie ihr SEMCO noch für viele weitere Aktivitäten nutzen, die über die Verwaltung von offenen Seminaren weit hinausgehen:

• Sie sammeln Google-Bewertungen automatisch ein.
• Sie schließen ihre E-Learning-Angebote an.
• Sie binden ihr Buchhaltungssystem oder ihr DATEV online so ein, dass Vorgänge automatisch gebucht werden.
• Sie gewinnen wertvolle Erkenntnisse für ihr Marketing, weil sie anhand von Daten erkennen, welche Teilnehmer sie wann und wie künftig ansprechen sollten.

Schnell wird deutlich: Ein System mit einer zentralen Datenhaltung eröffnet zahlreiche neue Möglichkeiten – und ist der „Zettelwirtschaft mit Excel & Co.“ weit überlegen.

Möchten Sie SEMCO näher kennenlernen und sich zeigen lassen, wie komfortabel Sie mit einer „All-in-one-Lösung“ arbeiten? Dann reservieren Sie sich Ihren Termin für eine Online-Demo. Wir freuen uns auf Ihre Nachricht!