Einfach SEMCO. Einfach gut.
Erfolgreiche Einführung von SEMCO bei school.dynamic
Wer wir sind, was wir tun und warum wir es tun
HÖRT MAN BEGRIFFE WIE „BETRIEBSVERFASSUNGSGESETZ” ODER „GESCHÄFTSGEHEIMNISGESETZ” MÖCHTE MAN ALS UNEINGEWEIHTER BEINAHE NUR EINES: AUF SCHNELLSTEM WEGE REISSAUS NEHMEN! Für Betriebsräte allerdings sind diese Themen nur zwei unter einer Vielzahl von komplexen Rechtsbereichen, in denen sie jederzeit auf dem laufenden sein müssen.
Aber kann man etwas, das nach vergilbten Buchseiten und schlecht gelüfteten Bibliotheksräumen riecht, überhaupt mit Spaß vermitteln? Kann man – und genau das macht die school.dynamic GmbH seit inzwischen 14 erfolgreichen Jahren!
Das Erfolgsrezept des Unternehmens liegt dabei einerseits in seinem umfassenden Weiterbildungsportfolio, das neben „klassischen“ Betriebsratsschulungen auch betriebsratsspezifische IT und EDV-Schulungen sowie Seminare zu Themen wie Kommunikation oder Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz umfasst. Bei aller Tiefe, Breite und Komplexität der angebotenen Themen kommen bei der school.dynamic aber auch der Spaßfaktor und das persönliche Verhältnis zu den oft langjährigen Teilnehmern nie zu kurz. Und es war wohl am Ende auch diese Kombination aus Fachkompetenz und der Leidenschaft für das Vermitteln des schwer Vermittelbaren, die die school.dynamic schnell so sehr wachsen ließ, dass sie dringend Unterstützung in ihrer Verwaltung brauchte und schließlich auf die SEMCO Kursverwaltungssoftware traf.
Was haben wir gesucht, ehe wir SEMCO fanden?
Eines der Ziele der school.dynamic GmbH ist es, Teilnehmern den Weg zu ihrer Weiterbildung so leicht und bequem wie möglich zu gestalten. Da versteht es sich schon fast von selbst, dass das Unternehmen auch die Buchung der Unterkunft für Teilnehmer der zumeist mehrtägigen Seminare übernimmt. Verwaltungstechnisch führt das natürlich zu einem erhöhten Aufwand und zu komplexeren Geschäftsprozessen.
„Am Anfang haben wir bei unseren Buchungen noch mit Excel-Listen und im Copy & Paste Verfahren gearbeitet, was natürlich sehr aufwendig war,” erinnert sich Francesco Zwirner von der school.dynamic, „Und bei größerem Auftragsvolumen schleicht sich in den Abläufen von Hotel und Seminarbuchungen oder Stornierungen der einen Buchung unter gleichzeitiger Beibehaltung der anderen, leider auch schon einmal das ein oder andere Fehlerchen ein. Und das kostet am Ende nicht nur Zeit, sondern auch Geld.”
Um beides, Zeit und Geld zu sparen, machte sich die school.dynamic schließlich im Jahr 2017 auf die Suche nach einem Softwarepartner, mit dem die sukzessive Automatisierung der Geschäftsprozesse angegangen werden sollte. Hierbei erlebte man zunächst nicht viel Positives: „Als vergleichsweise kleines Unternehmen hat sich keiner wirklich die Mühe gemacht, sich mit uns zu beschäftigen,” sagt Francesco Zwirner und freut sich zugleich noch heute, dass man schließlich bei SEMCO genau das Team fand, das die Digitalisierung der Verwaltung der school.dynamic vorantreiben sollte.
Welchen Mehrwert bietet uns SEMCO?
Dank SEMCO steuern wir unsere Geschäftsprozesse jetzt in einem einzigen System und haben die Zeiten von Excel Tabellen und Copy & Paste endgültig hinter uns gelassen. Ob Termin- oder Trainerverwaltung, die Überwachung und Steuerung von Hotelbuchungen oder Stornierungen – mit SEMCO sind wir bei unseren Abläufen und Aufgaben immer auf Ballhöhe.
Seit neuestem nutzen wir nun auch die lexoffice Schnittstelle und leiten alle in SEMCO abgerechneten Teilnehmer- und Firmenbuchungen an lexoffice weiter. Dabei versendet SEMCO die Rechnungsdokumente per E-Mail an unsere Teilnehmer und bucht zeitgleich in lexoffice einen Einnahmenbeleg, ohne dass wir an irgendeiner Stelle händisch eingreifen müssten. Der gesamte Prozess läuft dabei vollautomatisch ab und unser Mehrwert durch die Nutzung der Seminarmanagement Software liegt also klar in der täglich spürbaren Zeit- und Geldeinsparung.
Was schätzen Sie besonders an SEMCO?
Wir haben in den vier Jahren, die wir SEMCO inzwischen nutzen, nicht ein einziges Mal Probleme mit der Software gehabt. Insofern ist es die absolute Zuverlässigkeit des Systems, die wir am meisten an SEMCO schätzen. Abgesehen von dem persönlichen und vor allem auch kurzfristig erreichbaren Support natürlich. In Zeiten von Chatbots und Warteschleifen mit der freundlichen Ansage der Restwartezeit im zweistelligen Minutenbereich ist eine persönliche Unterstützung, wie SEMCO sie uns bietet, keinesfalls selbstverständlich. Und wenn man für komplexere Anfragen oder Anpassungswünsche ein Supportticket bucht, kommt auch da immer eine schnelle Rückmeldung, und die Tickets selbst werden immer zeitnah abgearbeitet.
”Bei SEMCO haben wir uns auch als relativ kleines Unternehmen von Anfang an mit unseren Fragen und Problemstellungen gut aufgehoben gefühlt. Man hat einen sehr engen Kontakt zum SEMCO Team, was der technisch-professionellen Zusammenarbeit zugleich einen sympathischen, persönlichen Touch gibt. Das passt perfekt zur school.dynamic und ist genau das, was wir gesucht haben.”
Nicole Kaufmann, Francesco Zwirner
school.dynamic GmbH
