Einfach SEMCO. Einfach gut.
Erfolgreiche Einführung von SEMCO beim WFVD
Wer wir sind, was wir tun und warum wir es tun
„Vor die Lage“ – der Titel der Imagebroschüre des Werkfeuerwehrverbands Deutschland e.V., kurz WFVD, könnte kaum passender sein, denn wer möchte schon in der Lage sein, wenn es um Feuer und Brände geht? Um letztere zu verhindern, also „vor die Lage“ zu kommen, und Brände erst gar nicht entstehen zu lassen, braucht es effektiven Brandschutz. Und um den kümmert sich der WFVD gleich auf mehreren Ebenen. Mit seinen 13 Landesverbänden und 760 Werk- und Betriebsfeuerwehren repräsentiert der Verband ein Netzwerk aus insgesamt ca. 40.000 Brandschutzexperten. „Unser Ziel ist es, branchenübergreifend optimalen betrieblichen Brandschutz zu gewährleisten,“ fasst Bernd Saßmannshausen, stellvertretender Vorsitzender des WFVD, das Hauptanliegen des Verbandes knapp zusammen.
Was so einfach klingt, ist in der täglichen Praxis eine hochkomplexe Angelegenheit, gilt es doch, die Interessen unterschiedlichster Akteure unter den sprichwörtlichen einen Hut zu bringen. „Wir haben es mit einer Art Stakeholder-Viereck zu tun“, erklärt Martin Wilske, der WFVD-Vorsitzende, die Gemengelage, in der er und sein Team sich bei ihrer Arbeit bewegen, „Auf der einen Seite haben wir die Unternehmen quer durch alle Branchen von der Metallindustrie, über die Chemie, Flughäfen, die Automobil- und Lebensmittelindustrie bis zum Gesundheitssektor und die kritischen Infrastrukturen insgesamt. Dann sind da die Betriebs- und Werkfeuerwehren, die Herstellerfirmen und Zulieferer im Bereich Brandschutz. Und nicht zuletzt die nationale und internationale Politik.“
Ob es um den Erhalt des 24-Stunden-Schichtmodells für Werkfeuerwehren, Regelungen zu Spezialvthemen wie Löschwasserrückhaltung oder die Entwicklung umweltfreundlicher Löschmittel geht – der WFVD steht immer und überall mit Rat und Tat bereit, wenn es um die Verbesserung des Brandschutzes geht. Und das tun Martin Wilske, Bernd Saßmannshausen und ihre Mitstreiterinnen, wie Gabi Kiefer, ganz nebenbei auch noch rein ehrenamtlich, was zusätzlich unterstreicht, mit wieviel Leidenschaft sie sich dem Thema Brandschutz verpflichtet fühlen.
Was haben wir gesucht, ehe wir SEMCO fanden?
In Zeiten zunehmend digitaler Arbeitswelten ist auch bei einem Verband wie dem WFVD, dessen erste Ursprünge bis in das Jahr 1919 zurückreichen, die Bereitschaft zum Wandel nahezu eine Vorausbedingung für den eigenen Erfolg. Für letzteren bürgt nicht zuletzt die stetig wachsende Teilnehmerzahl an den jährlichen Symposien des Verbandes. „Unsere Symposien sind durchaus mit einer Fachmesse vergleichbar,“ führt Herr Saßmannshausen aus, „Zunächst haben wir immer ein großes Programm mit hochkarätigen Fachvorträgen. Der Messeaspekt spiegelt sich dann auch besonders in der immer größeren Anzahl an Ausstellern und Zulieferern, beispielsweise aus Bereichen wie Löschtechnologie oder Löschmittel.“
Dass Veranstaltungen solcher Größenordnungen eine organisatorische Herkulesaufgabe bedeuten, bei der die Anmeldung von Hunderten Teilnehmern gesteuert, Ausstellungsstände vermarktet oder Unterkünfte für Vortragende gebucht werden müssen, liegt auf der Hand. Und hier kommen SEMCO und der Mut des WFVD zur Veränderung ins Spiel.
„Als wir unsere Vorstandstätigkeit vor zwei Jahren übernahmen, hatten wir eine etwas in die Jahre gekommene Webseite und ein mehr oder weniger selbstgestricktes Buchungstool für unsere Symposien“, erinnert sich Martin Wilske, „Das war alles nicht mehr zeitgemäß, und die Organisation unserer größer werdenden Symposien wurde zunehmend zeitintensiv und, ja, auch umständlich.“
Also entschied man sich, das Selbststricken der Vergangenheit zu überantworten und ein maßgeschneidertes Tool zur Verwaltung der künftigen WFVD-Symposien zu suchen. „Eine zwingende Voraussetzung war für uns dabei die Kompatibilität des neuen Verwaltungstools mit unserer Lexware Office-Umgebung,“ fasst Herr Saßmannshausen einen wesentlichen Aspekt bei der Software-Partnersuche zusammen, „und natürlich musste auch die Integration des Tools in unsere zeitgleich vom Büro Wadenpohl neu entwickelte Webseite gegeben sein.“
In Bezug auf die erste Anforderung war es praktisch, dass SEMCO als offizieller Lexware-Partner gleich von Lexware selbst empfohlen wurde. Und was die Zusammenarbeit im Dreieck WFVD, Büro Wadenpohl und SEMCO anbelangt, hätte man sich diese wohl kaum besser vorstellen können. „Dass die Zusammenarbeit zwischen SEMCO und dem Büro Wadenpohl sich dann so außergewöhnlich gut, glatt und harmonisch gestaltete, war etwas, das man sich zwar hätte wünschen, aber in der Form nicht ahnen können.“
Da aber die Zusammenarbeit aller Projektbeteiligten tatsächlich genauso reibungslos ablief, wie man es sich eben nur wünschen kann, konnte der WFVD alle von Herrn Saßmannshausen formulierten Hauptziele, namentlich mehr Transparenz, mehr Automatisierung sowie mehr Systemstabilität und Krisenfestigkeit in der Zusammenarbeit mit dem Büro Wadenpohl und SEMCO erreichen.
Welchen Mehrwert bietet uns SEMCO?
Durch die Einführung von SEMCO ist es dem WFVD gelungen, die Prozesse in der Organisation und Umsetzung seiner jährlichen Symposien zu optimieren und zu automatisieren. Dazu zählen beispielsweise die automatische Abwicklung von Teilnehmerbuchungen, die Automatisierung der Download-Benachrichtigungen für die vielfältigen Vortragsunterlagen oder der automatische Versand von Teilnahmebescheinigungen.
„Wir sparen durch SEMCO viel, viel Zeit und Verwaltungsaufwand,“ sagt Herr Saßmannshausen, „man darf ja nicht vergessen, dass viele von uns noch ihren Beruf haben und daher nur ein begrenztes Zeitbudget für ihre Arbeit beim WFVD.“ Und da die SEMCO-Checklisten, wie Herr Saßmannshausen hervorhebt, dem WFVD-Team dabei helfen, aus den Erfahrungen vergangener Symposien zu lernen und Planungsprozesse für die Zukunft entsprechend anzupassen, dürfen sich alle Brandschutzexpertinnen und Experten schon jetzt auf das nächste WFVD-Symposium 2025 freuen.
Was schätzen Sie besonders an SEMCO?
Fast einstimmig schwärmen Herr Wilske und Herr Saßmannshausen von der völlig unproblematischen Zusammenarbeit SEMCO und dem partnerschaftlichen Miteinander in dem Dreiecksprojekt mit SEMCO und dem Büro Wadenpohl. Außerdem hebt Herr Saßmannshausen noch das SEMCO SupportTicketsystem hervor, bei dem auch die Mitarbeit des Kunden eingefordert wird. „Mit seinen sehr präzisen Fragen regt Herr Rodionov, unser persönlicher Ansprechpartner, uns immer zum genauen Nachdenken über unsere eigenen Prozesse und Anforderungen an. So finden wir zusammen mit SEMCO immer die für uns am besten passende Lösung und durchdenken zugleich auch immer unsere internen Abläufe. Das ist eine echte Win-Win-Situation für uns,“ schließt Herr Saßmannshausen.
Das nächste Symposium des WFVD kommt bestimmt. Und nach den bisherigen SEMCO-Erfahrungen des Verbandes darf man davon ausgehen, dass auch 2025 alle Beteiligten wieder rundum von der Veranstaltung und ihrer Organisation begeistert sein werden.
„Unsere Verbandsstruktur erfordert besondere Organisationsformen und Verwaltungsprozesse. Mit SEMCO haben wir jetzt ein individuell anpassbares System, das unsere besonderen Bedürfnisse jederzeit berücksichtigt.“
Martin Wilske
WFVD e.V.