Fragen zur DSGVO und SEMCO

Alle Daten, die Sie mit SEMCO^® verarbeiten, werden auf unseren Servern gespeichert, die durch die opscon IT operations and consulting GmbH im Rechenzentrum der Hetzner Online GmbH in Nürnberg stehen. Wir verarbeiten Ihre Daten dort in Ihrem Auftrag.

Damit wir dies laut DSGVO rechtssicher erledigen können, wurde zu Lizenzbeginn ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung laut Artikel 28 DSGVO abgeschlossen. Sollten Sie diesen Vertrag nicht mehr vorliegen haben, können Sie ihn gerne über Ihre SEMCO-Ansprechperson nochmals anfordern.

Generell kann man sagen, dass Sprachschulen, Seminaranbieter und kleine und mittelständische Unternehmen nicht im direkten Fokus der Aufsichtsbehörden stehen.

Weitere Informationen vermittelt sehr gut dieser Artikel, den wir Ihnen gerne empfehlen: Mehr Informationen zu der DSGVO

Zu dieser Frage können wir lediglich einige Hinweise geben, da wir als SEMCO GmbH keine Rechtsberatung erbringen können und dürfen.

Grund­sätzlich gilt, dass auf jeder Web­seite ein Impressum, die Daten­schutz­richt­linien, Cookie-Policies und ggf. die AGB hinterlegt sein müssen. In den Daten­schutz­richt­linien müssen Sie auf die Daten­verarbeitung mit SEMCO und die ggf. statt­findende Nutzung des Online-Kurskalenders bzw. des Kunden- oder Firmen­portals hinweisen. Zudem ist ggf. eine schriftliche Ein­willigung Ihrer Kunden in die Daten­verar­beitung not­wendig, z.B. bei Auftrags­erteilung oder bei der Anmeldung über die Online-Funktionen.

Für indivi­duelle Beratung und Unter­stützung bei der Umsetzung der Anforderungen der DSGVO für Ihre Online-Angebote empfehlen wir Ihnen, rechtliche Beratung hinzuzuziehen.

Das Löschen von Teil­nehmer- bzw. Firmen­daten­sätzen ist insofern grundsätzlich schwierig, da mit den jeweiligen Daten­sätzen zahlreiche weitere Infor­mationen verknüpft sind. Zudem gelten für viele in SEMCO^® gespeicherte Daten je nach Geschäfts­prozess auch Aufbewahrungs­pflichten, die grund­sätzlich höher oder wichtiger eingestuft sind als die Lösch-Verpflichtung laut DSGVO, z.B. die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD).

Insofern ist es technisch zwar leicht möglich, einen Daten­satz in SEMCO^® zu löschen, fachlich jedoch eine Heraus­forderung, die Konsequenzen im Einzelfall genau zu prüfen, damit gewähr­leistet bleibt, dass Ihre Daten­basis samt Ihrer Prozesse weiterhin einwand­frei nutzbar bleibt. Sollte ein Teil­nehmer, Kunde oder eine Firma dennoch auf einer Löschung bestehen, gibt es die Möglich­keit, die Daten zu anonymisieren. Dabei löscht der Sach­bearbeiter alle personen­bezogenen Felder oder über­schreibt sie mit anonymisierten Werten und speichert sie. Ggf. können oder müssen dann auch einige Dokumente gelöscht werden.

Selbstver­ständlich beobachten wir von SEMCO^® die Entwick­lungen im Rahmen der DSGVO sehr genau und erweitern SEMCO^® wie gewohnt im Rahmen neuer Releases mit zusätzlichen Funktionen.

Sollten Sie Unter­stützung beim Löschen von Kunden- oder Firmen­daten benötigen, können Sie im Einzel­fall auch jederzeit unseren Support kontaktieren, der Ihnen gerne weiterhilft.

Die Daten über einen Ihrer Kunden finden Sie unter »Teilnehmerverwaltung« bzw. »Firmenverwaltung« über den Menüpunkt »Teilnehmerdaten anzeigen« bzw. "Firmendaten anzeigen". Über diesen Weg können Sie die Daten problemlos ausdrucken.

Alternativ können Sie auch einen Export der jeweiligen Datensätze aus der Teilnehmer-, Firmen- oder Kursliste vornehmen und die Daten dann in Excel- oder PDF-Form speichern und an den Kunden aushändigen.

Falls Sie darüber hinaus weitere Unterstützung bei diesen Prozessen benötigen, stellen Sie einfach eine Anfrage bei unserem Support. Wir helfen Ihnen gerne weiter.

Sollten Sie weitere Fragen haben, können Sie sich gern auch persönlich an uns wenden.