SEMCO Version 7.7

SEMCO^® wurde am 21.03.2023 durch ein neues Release aktualisiert und erweitert. In dieser Release-Information können Sie nachlesen, welche neue Funktionen im Auslieferungssystem standardmäßig bereitstehen und welche Erweiterungslösungen mit der Version 7.7 zur Verfügung stehen.

Mit der SEMCO^® Version 7.7 bieten wir als Erweiterungslösung die Integration mit Moodle an.

Moodle ist eine E-Learning-Lösung und Lernplattform, welche kooperative Lehr- und Lernmethoden unterstützt. Unser SEMCO^® System wurde dahingehend erweitert, dass Moodle in den Buchungsprozess ganzheitlich integriert ist. Somit erhalten Sie eine Lösung, um sowohl Präsenz- und Online-Unterricht als auch E-Learning, welches über Moodle verwaltet wird, über eine einzige Plattform zu veröffentlichen und einheitlich abzubilden.

In SEMCO^® können Sie Moodle-Kurse verwalten, welche

► begleitend zu einem Präsenz- oder Online-Training sind

oder

► als reine Selbstlernkurse dienen.

Dabei steuert SEMCO^® sämtliche Geschäftsprozesse – von der Veröffentlichung auf Ihrer Webseite über die Kundenbuchungen bis hin zur Buchungsverarbeitung und zum Rechnungswesen. Die Teilnehmer werden automatisch in das richtige E-Learning in Moodle gebucht und erhalten die Zugangsdaten ebenfalls automatisch.

Mehr zur Moodle-Integration finden Sie Sie in unserem Einrichtungs- und Anwendungsleitfaden „Der clevere Moodle Online-Shop: SEMCO Moodle Integration“.

Bisher war es im SEMCO^® System nur möglich, einen Teilnehmer mit Firmenbezug direkt auf einen Kurs zu buchen, indem Sie die Zentrale Firmenverwaltung aufrufen und bei der Firmenbuchung das Kontrollfeld Direktbuchung aktivieren. Anschließend musste der E-Mailversand der Buchungsbestätigung manuell gestartet werden.

In SEMCO^® Version 7.7 können Sie eine Buchung für einen Teilnehmer mit Firmenbezug direkt über die Zentrale Teilnehmerverwaltung anlegen. Die E-Mail mit der Buchungsbestätigung wird automatisch versendet.

Dafür wurde die Funktion Neue Buchung anlegen in Neue Privatbuchung anlegen umbenannt und Neue Firmenbuchung anlegen als neue Funktion bereitgestellt:

► Öffnen Sie den Menüpunkt Teilnehmer ➔ Teilnehmerliste.

► Klicken Sie in der Favoritenleiste auf Weitere Funktionen, und wählen Sie die gewünschte Funktion per Mausklick aus.

Mit der SEMCO^® Version 7.7 können Sie eine Anmeldefrist für Ihre Kurse festlegen. Diese neue Funktionalität ist für Sie relevant, wenn Sie Ihre Kurse im Kurskalender veröffentlichen und Online-Buchungen einsetzen.

Bei den Kursdetails können Sie im Feld Anmeldung bis eine Anmeldefrist hinterlegen:

► Öffnen Sie den Menüpunkt Kursverwaltung ➔ Kursübersicht und wählen Sie Neuen Kurs anlegen oder klicken bei einem Kurs in der Liste auf Kursdaten bearbeiten.

Sie finden das neue Feld im Bereich der Webfreigabe.

Wenn bei einem Kurs eine Anmeldefrist festgelegt ist, wird diese im Kurskalender sowohl in der Kursliste als auch unter Kursdetails eingeblendet.

Wenn die Anmeldefrist erreicht ist, erscheint der Kurs zwar noch in der Kursliste, jedoch unter Kursdetails kann der Kurs nicht mehr gebucht werden. Es erscheint eine Warnmeldung, dass die Anmeldefrist erreicht ist.

In der SEMCO^® Version 7.7 werden die Kurstermine als ics-Kalendardateien bereitgestellt.

Bei einer ics-Datei handelt es sich um ein Dateiformat für iCalendar (*.ics), ein universelles Kalenderformat, welches von mehreren E-Mail- und Kalenderprogrammen verwendet wird, einschließlich Microsoft Outlook, Google Calendar und Apple Calendar. Dieses Dateiformat ermöglicht es Ihnen, Kalendereinträge in Kalender zu importieren, zu exportieren, an andere Nutzer zu versenden sowie Einträge im Web zu veröffentlichen.

Mit den ics-Kalenderdateien stehen Ihnen folgende neue Funktionen in SEMCO^® Version 7.7 zur Verfügung:

Diese Funktion ermöglicht es Ihren Teilnehmern und Trainern, Kurstermine einfach und schnell in ihre Kalender zu importieren. Damit ist der Kalender immer aktuell und es wird kein Kurstermin vergessen.

Voraussetzung für die Generierung einer Kalenderdatei ist, dass der Kurs ein Kursende hat. Für Kurse ohne Kursende werden keine Kalenderdateien bereitgestellt.  

Kalenderdateien werden im Anhang der folgenden E-Mails beigefügt:

Das Kalender-Abonnement ist eine Erweiterungslösung. Diese umfasst verschiedene Kalender mit den jeweiligen Kursterminen, welche als iCalendar-Link zur Verfügung gestellt werden. Diese Kalender können abonniert werden:

► Hauptbenutzer des SEMCO^® Systems finden ihren persönlichen Kalender als iCalendar-Link unter dem Menüpunkt Einstellungen ➔ Sonstiges ➔ Kalender. Dieser beinhaltet die Kurstermine für alle Kurse, die der Hauptbenutzer in der Kursübersichtsliste sieht und steht als iCalendar-Link zur Verfügung.

► Damit Trainer ihre Kurse, denen sie zugeordnet sind, immer im Blick haben, wird eine Kalenderdatei, die alle Kurse eines Trainers zusammenfasst, als Abonnement angeboten. Trainer mit Benutzerzugängen haben unter dem Menüpunkt Einstellungen ➔ Sonstiges ➔ Kalender Zugriff auf das Kalender-Abonnement. Hier wird der iCalendar-Link zur Verfügung gestellt.

► Es gibt auch die Möglichkeit einen Kalender für einen Raum zu abonnieren. Dieser Kalender beinhaltet die Kurstermine für alle Kurse, die in diesem Raum stattfinden. Hauptbenutzer des SEMCO^® Systems finden diesen Kalender unter dem Menüpunkt Kursverwaltung ➔ Administration ➔ Veranstaltungsorte / Räume verwalten. Wählen Sie in der Liste den entsprechenden Raum aus und klicken Sie auf Weitere Funktionen ➔ Kalender ansehen. Hier steht der iCalendar-Link zur Verfügung.

Mithilfe des iCalendar-Links können Sie diesen Kalender in Ihre Kalenderanwendung integrieren. Die Eingabe von Benutzernamen und Passwort ist nicht notwendig. Nach dem Einbinden erhalten Sie einen Kalender, in dem die Kurstermine des entsprechenden Kalenderabonnements erscheinen. Diese werden regelmäßig synchronisiert.

Weitere Informationen zum Kalender-Abonnement finden Sie Sie in unserem Einrichtungs- und Anwendungsleitfaden Kalenderdateien und Kalenderabonnement.

Mit der SEMCO^® Version 7.7 wird für jeden Trainer ein Namensschild bereitgestellt. Das Seriendokument Namensschilder, welches für jeden Kurs ausgeliefert wird, beinhaltet jetzt neben den Namen aller Kursteilnehmer auch die Trainernamen.

Für den Trainer wird das Dokument Namensschild in der der Zentralen Trainerverwaltung bereitgestellt.

► Öffnen Sie den Menüpunkt Kursverwaltung ➔ Trainerstammdaten verwalten.

► Klicken Sie in der Favoritenleiste auf Weitere Funktionen und wählen Sie die Funktion Namensschild aus.

Für den Kurs ist das Seriendokument, welches die Namen aller Kursteilnehmer und Trainer beinhaltet, in der Kursübersichtsliste abrufbar.

► Öffnen Sie den Menüpunkt Kursverwaltung ➔ Kursübersicht und klicken Sie in der Favoritenleiste auf Dokumentendownload

Dort können Sie das von SEMCO^® generierte Sammeldokument Kurs: Namensschilder herunterladen.

Um einen Textbaustein zu ändern, gehen Sie wie folgt vor:

► Öffnen Sie den Menüpunkt Einstellungen ➔ Sonstiges ➔ Textbausteine.
Alle im System aktive Textbausteine werden Ihnen in einer Liste angezeigt.

► Finden Sie in der Liste den betreffenden Textbaustein und klicken Sie auf Textbaustein bearbeiten.
Das Bearbeitungsformular des betreffenden Textbausteins öffnet sich.

► Tragen Sie im Bereich Beschreibung den gewünschten Text ein, und speichern Sie die Daten.
Über das Kontrollfeld Aktiv steuern Sie, ob der Text in der entsprechenden Mail angezeigt wird.